Los presentes términos y condiciones aplican al Servicio Marketplace (según dicho término se define más adelante) que Farmatodo Colombia S.A. (en adelante “Farmatodo”) pone a disposición y presta a productores y comercializadores de productos. En adelante, se entenderá que cada uno como “Seller” individualmente y “Sellers” el conjunto, ofrecerá/n sus productos (los “Productos”), para que, usando la plataforma “Marketplace”, por su propia cuenta y riesgo, efectúen ventas directas a los Clientes del portal de internet de titularidad exclusiva de Farmatodo http://www.Farmatodo.com.co (en adelante el “Portal”) y utilicen los servicios que se describen más adelante, que son prestados por Farmatodo a los Sellers (todo lo anterior denominado el “Servicio Marketplace”).
Por lo anterior, estos términos y condiciones no tienen por objeto crear un mandato para la venta o comercialización, distribución ni representación comercial de ningún producto comercializado por los Sellers. La comercialización de los Productos es hecha exclusivamente por los Sellers. Farmatodo no produce, fabrica ni comercializa los Productos ofrecidos por los Sellers por medio de la PLATAFORMA DIGITAL.
1. Aceptación. La creación de un usuario en calidad de Seller se entenderá como manifestación expresa de conocimiento y aceptación incondicional de los presentes Términos y Condiciones. Del mismo modo cualquier aceptación o firma de los presentes, incluyendo, de manera enunciativa más no limitativa, a través de un apoderado, representante, factor y/o dependiente de otro documento relativo a la prestación del Servicio Marketplace, se entenderá como una aceptación pura y simple e incondicional a estos términos y condiciones. El Seller está de acuerdo que por el simple hecho de que acepte y se registre en la Herramienta Seller Center, lleve a cabo actos tendientes al cumplimiento de una orden de compra o comience a utilizar la plataforma Marketplace y el Servicio Marketplace, el Seller habrá aceptado y consentido incondicional y expresamente todos los efectos legales a que haya lugar por los presentes Términos y Condiciones.
El Seller, sabe y reconoce en el momento del “sign up” o creación de su cuenta, que los presentes Términos y Condiciones son aplicables única y exclusivamente para el Servicio de Marketplace local en el territorio de Colombia.
2. Modificaciones. Farmatodo se reserva el derecho de hacer modificaciones a estos Términos y Condiciones y al Servicio de Marketplace, caso en el cual deberá comunicarlas por uno cualquiera de los siguientes medios: (i) al Seller directamente, (ii) a través de la Herramienta Seller Center o, (iii) a través del Portal, dentro de los siete (7) días calendario anteriores a su entrada en vigor. El uso que el Seller hiciere del Servicio Marketplace con posterioridad a dichas modificaciones, constituye conocimiento y aceptación incondicional de las mismas.
3. Acuerdo Total. Las Partes acuerdan que estos Términos y Condiciones, así como cualquiera de sus anexos, prevalecerán sobre cualquier otro acuerdo y/o convenio anterior, verbal o escrito, celebrado entre ellas con respecto a la prestación del Servicio de Marketplace por parte de Farmatodo al Seller.
4. Notificaciones. Toda comunicación o notificación entre las partes deberá constar por escrito, estando las partes de acuerdo con que el intercambio de datos electrónicos también será un medio válido de comunicación entre ellas.
Cualquier comunicación se considerará entregada y recibida: (i) si se entrega personalmente a su destinatario, en el momento de ser recibida; (ii) si se envía por correo, en la fecha de entrega a su dirección de remisión; (iii) si se envía mediante correo electrónico, en el momento del despacho de dicha comunicación, siempre que se haya recibido confirmación electrónica u otra del recibo del despacho.
5. Modelo Market Place. El Seller acepta y reconoce que el Servicio de Marketplace es prestado por Farmatodo bajo la modalidad denominada “Market Place”, mediante el cual Farmatodo proporciona al Seller el Servicio Marketplace, así como los procesos a él asociados, en particular los siguientes:
6. Modelo Market Place Con Envío Por Parte De Farmatodo.Farmatodo prestará al Seller el servicio de coordinar a las empresas de transporte de mercancías con quienes Farmatodo tiene una relación comercial y permitir, sujeto a lo señalado en el siguiente párrafo, que el Seller utilice las cuentas que Farmatodo tenga abiertas con tales empresas (en adelante, las “Empresas de Transporte Contratadas por Farmatodo”) para que éstas gestionen la entrega de los Productos a los Clientes de los mismos (en adelante, el “Modelo Market Place con envío a cargo de Farmatodo”). Se deja claro que la responsabilidad de los productos enviados por este medio recae directamente en la empresa trasportadora, mas no en Farmatodo, y que éste último solo facilita un servicio contratado con un tercero, para optimizar costos.
En caso que las Partes así lo acuerden por escrito, el Seller podrá usar una empresa de transporte diferente a las Empresas de Transporte Contratadas por Farmatodo, en cuyo caso Farmatodo no será responsable por las averías o siniestros que se presenten durante el transporte de los productos hasta su destino, ya que esto es responsabilidad de las Empresas de Transporte según los términos y condiciones que éstas fijen.
En caso que el Seller decida utilizar una empresa de transporte diferente a las Empresas de Transporte Contratadas por Farmatodo, el Seller deberá informar a Farmatodo del envío del producto en un plazo máximo de veinticuatro (24) horas contadas a partir del despacho, informando el número de guía del producto y el estado diario del envío.
En caso que el Seller decida utilizar flota propia para realizar el transporte de los Productos, el Seller deberá informar a Farmatodo del envío del producto en un plazo máximo de veinticuatro (24) horas contadas a partir del despacho, informando el número de guía del producto y el estado diario del envío. Si el Seller incumple con su obligación de informe, Farmatodo podrá cancelar el pedido y por tanto no pagará al Seller el costo del mismo y si el Seller aun así decide proceder con la entrega del Producto, será bajo su cuenta y riesgo.
Las Partes están de acuerdo que al utilizarse el Modelo Market Place con envío a cargo de Farmatodo:
7. Declaraciones del Seller y Licencia. El Seller declara y garantiza que:
7.1 Declaraciones del Seller:
7.1.1 En relación con existencia, capacidad y habilitación: (i) está legalmente constituido como una sociedad bajo las leyes en que se encuentra registrado, (ii) su representante está facultado para suscribir los documentos que correspondan y aceptar estos términos y condiciones, y (iii) cuenta con todas las autorizaciones necesarias para utilizar el Servicio de Marketplace y obligarse conforme a estos Términos y Condiciones y cualquier documento o comunicación correspondiente, (iv) no está en cesación de pagos o incapacidad de pago inminente y la utilización del Servicio de no conlleva la violación de ningún contrato o acuerdo vigente a su cargo.
7.1.2 En relación con la venta de los Productos: (i) está legalmente habilitado para ofrecer y vender los Productos que ofrecerá al mercado a través del Servicio de Marketplace, lo que incluye contar con todos los permisos, licencias certificados u otros documentos que puedan ser requeridos por las normas aplicables para la comercialización de dichos productos en Colombia, (ii) es productor, propietario y/o comercializador autorizado de todos los Productos, los cuales han sido fabricados y/o adquiridos lícitamente y que los fondos de adquisición de los mismos no tienen como fuente actos ilícitos y declara estar en total cumplimiento de las disposiciones aplicables en la República de Colombia relacionadas con el lavado de activos, financiación del terrorismo, falsificación y contrabando (iii) los Productos han sido diseñados y fabricados de conformidad con las leyes del país en que se encuentran registrados, (iv) los Productos cumplen con todas las especificaciones de calidad requeridas para su comercialización bajo las leyes de la República de Colombia incluyendo, sin limitarse a ello, los registros sanitarios y normas oficiales colombianas aplicables, (v) los Productos se ajustan y ajustarán a las especificaciones, dibujos, imágenes, criterios de desempeño, funcionalidades y otras descripciones entregadas a Farmatodo para ser incluidas en el Portal; son comercializables y aptos para los propósitos ofrecidos, cumplen con las leyes, requerimientos y reglamentos aplicables, incluyendo el Estatuto del Consumidor (Ley 1480 de 2011 y sus decretos reglamentarios o aquellos que los modifiquen), y responderá frente a Farmatodo y los Clientes por defectos en materiales, desempeño, operación y fabricación.
7.1.3 En relación con la licencia y propiedad intelectual:El Seller (i) Reconoce ser el único y exclusivo responsable por las imágenes, marcas, descripción y productos que anuncie, publique y/o venda por medio de la herramienta Seller Center, (ii) respecto de los Productos fabricados en el exterior, que éstos han sido importados y nacionalizados con el cumplimiento de los requisitos legales y tienen todas las licencias, permisos y autorizaciones para su comercialización en Colombia, (iii) cuenta con la documentación necesaria para acreditar ante Farmatodo, cualquier autoridad competente o los Clientes, la legalidad y validez de los productos que comercializa a través de la plataforma Marketplace de Farmatodo, (iv) no violará ninguna marca, patente de invención, diseño industrial, modelo de utilidad, derecho de autor o conexos, ni ningún otro derecho de propiedad intelectual legalmente protegido, (v) se abstendrá en todo momento de usar como propia la marca Farmatodo y otras marcas y derechos de propiedad industrial o intelectual registrados o licenciados a Farmatodo, salvo dentro del marco de este Contrato, (vi) acepta que Farmatodo use cualquier signo distintivo de propiedad del Seller en campañas de mercadeo bajo los diferentes canales de comunicación online y offline.
Por lo anterior, el Seller se compromete a mantener en paz y a salvo (indemne) a Farmatodo de cualquier reclamación, demanda o conflicto que pudiera presentarse en su contra relacionada con la comercialización de sus productos a través de la plataforma Marketplace de Farmatodo, indemnizando a Farmatodo por cualquier gasto en que ésta incurra por cualquier reclamación, demanda, o sanción que reciba por violación a derechos de terceros o por la ilegalidad de los productos comercializados, incumplimiento de las leyes aplicables, el incumplimiento de cualquiera de las declaraciones establecidas en esta sección 7.1, sección 7.2 o de cualquier obligación del Seller bajo los presentes Términos y Condiciones y bajo las leyes aplicables, incluyendo honorarios de abogados encargados de la defensa del caso, los daños y perjuicios que pudiera reclamarle, así como cualquier sanción o penalidad que Farmatodo deba asumir impuesta por una autoridad nacional o internacional, o el pago de cualquier penalidad en virtud de obligaciones que Farmatodo haya adquirido y que la mismas sean vulneradas a causa de acciones del Seller.
En caso de caer en alguno de los supuestos mencionados en los puntos 7.1.2 y 7.1.3, Farmatodo podrá a su entera discreción exigir al Seller que le entregue el Producto o comprar dicho Producto a un tercero y cobrar el valor pagado al Seller. Farmatodo podrá a su discreción entregar a los Clientes como compensación por el incumplimiento del Seller sumas de dinero o bonos para ser redimidos en el Portal.
El Seller autoriza expresamente a Farmatodo para suspender, retener y descontar los valores que el Seller llegare a deber por concepto de lo establecido en la presente cláusula, de cualesquiera sumas adeudadas a su favor, sin necesidad de constitución previa en mora o requerimiento judicial previo alguno, a lo cual expresamente renuncia el Seller. En caso de que dichos valores no sean suficientes para cubrir los perjuicios causados a Farmatodo o los gastos en que esta deba incurrir en los términos de esta sección, los presentes Términos y Condiciones prestarán mérito ejecutivo para su cobro. Lo anterior se entiende sin perjuicio de las demás facultades y acciones a que tenga derecho Farmatodo frente al incumplimiento del Seller.
7.2Venta de productos no originales y productos no permitidos:Farmatodo, en estricto cumplimiento de las leyes aplicables y vigentes para la comercialización legal de los productos que son publicados y vendidos en el Portal:
8. Contraprestación. Como contraprestación por la prestación del Servicio Marketplace, el Seller pagará a Farmatodo los siguientes conceptos:
8.1.1 Comisión por Servicios de Marketplace: El Seller pagará a Farmatodo una comisión por los Servicios de Marketplace, por el porcentaje que se determine según la categoría a la que pertenezca cada Producto, el cual se puede consultar en el Seller Center, en la pestaña documentos, cargos por venta (en adelante, la “Comisión”), incluido el Impuesto al Valor Agregado – IVA de acuerdo a la legislación colombiana vigente al momento de la facturación. Adicionalmente, deberá firmarse el Anexo 2 – Reglamento para el pago de la Comisión por Servicios de Marketplace, mediante el cual se detallarán los porcentajes por concepto de dicha comisión, y se estipulará el proceso de validación de ventas de los productos y las fechas en las que Farmatodo recibirá dicho pago por comisión.
Farmatodo se reserva el derecho de revisar el porcentaje y categorías de las Comisiones en cualquier momento, y en caso de modificaciones en las mismas, se le dará aviso al Seller con una antelación de siete (7) días calendario previos a la fecha efectiva para su ejecución. Si el Seller no está de acuerdo con dichas modificaciones, podrá retirarse de la PLATAFORMA DIGITAL con un preaviso de máximo dos días antes de la entrada en vigencia de las modificaciones. En todo caso, el Seller estará obligado a cumplir a cabalidad con las ventas de Productos que se hubieren concretado con anterioridad a la fecha efectiva del retiro por parte del Seller de la PLATAFORMA DIGITAL y en cumplimiento de las normas aplicables. Si el Seller, posterior al plazo de siete (7) días calendario indicados anteriormente, continúa usando su cuenta en el Marketplace dicho hecho se entenderá como aceptación expresa de las nuevas tarifas definidas por Farmatodo.
Se realizarán cortes quincenales de las ventas que haya realizado el Seller, y las mismas serán pagadas por Farmatodo al Seller el día viernes siguiente al corte quincenal, descontando la comisión aplicable y los gastos de envío, lo cual será facturado por Farmatodo al Seller. Se aclara que solo se incluyen las ventas de productos que hayan sido efectivamente entregadas al Cliente y no tengan devoluciones o reclamos, en todo caso, se tendrá una ventana de tiempo de cinco días, posteriores a la entrega, con el fin de prevenir el Derecho de retracto o reversión del pago que puede ejercer por Ley el Cliente. Si el Cliente ejerce alguno de estos derechos, y el producto ya fue enviado, tanto el gasto de transporte de envío, como devolución será asumido por las el Seller y Farmatodo en partes iguales.
En caso de demoras en el envío, o daños al producto responsabilidad de la empresa de envíos, Farmatodo, revisará el caso con la paquetera, para definir quién debe asumir la responsabilidad de cara al Cliente y al Seller.
Se pueden presentar los siguientes eventos posterior al pago que reciba el Seller:
Si Farmatodo es objeto de cualquier reclamación, demanda o sanción como consecuencia del incumplimiento del Seller de las obligaciones aquí establecidas, el Seller se obliga indemnizar y mantener indemne a Farmatodo en los términos establecidos en estos Términos y Condiciones.
8.1.1. Cuenta Bancaria. El pago lo realizará Farmatodo, en la cuenta bancaria únicamente a nombre del Seller, conforme los documentos de creación en el sistema que envíe el Seller al momento de darse de alta en el Seller Center. En caso de requerir cambio de cuenta bancaria, la nueva cuenta deberá también estar a nombre del Seller, es decir Farmatodo no hace pagos a cuentas de terceros. Para ello, deberá enviar la certificación Bancaria con vigencia menor a 30 días. Estos cambios serán efectivos en un plazo de 15 días hábiles.
8.1.2. Reintegros del Seller y Compensación. En caso de que el Seller, en virtud de lo establecidos en el presente documento, deba realizar reintegros o pagos a Farmatodo o que se le aplique alguna de las sanciones, se le dará el siguiente manejo: En caso de ser un Seller con ventas recurrentes, Farmatodo realizará el ajuste o cruce / compensación del pago siguiente o de los pagos siguientes hasta completar el valor total del reintegro o pago a favor de Farmatodo, sin necesidad de constitución previa en mora a lo cual renuncia expresamente el Seller. En caso de no ser un Seller recurrente, el mismo deberá realizar el reintegro a la cuenta que Farmatodo indique, y estará bloqueado de la página www.farmatodo.com.co para realizar ventas a Clientes, hasta tanto no realice dicho reintegro. En todo caso, el presente documento presta merito ejecutivo para que Farmatodo pueda proceder con el cobro judicial, teniendo en cuenta que las obligaciones del Seller, son claras, expresas y exigibles.
8.2 Fees o Cobros Adicionales: Farmatodo podrá cobrar al Seller los siguientes fees o contraprestaciones adicionales, así como cualquiera que se encuentre incluida en los presentes Términos y Condiciones, para lo cual podrá: 1) enviar factura al Seller por el fee correspondiente y el Seller contará con quince (15) días hábiles para hacer el pago, o 2) descontar el valor automáticamente de las ventas mensuales del Seller. En todo caso, el Seller autoriza a Farmatodo a compensar las sumas adeudas por fees o contraprestaciones adicionales, contra sumas que Farmatodo le adeude por cualquier otro concepto.
8.2.1 Envíos no relacionados con el Servicio Marketplace: De conformidad con la cláusula 6 de los presentes Términos y Condiciones, en caso que el Seller utilice las Empresas de Transporte Contratadas por Farmatodo para envíos distintos a los relacionados con el servicio de Marketplace, Farmatodo se reserva el derecho de descontar el costo de tales envíos de los montos a que el Seller tenga derecho en términos de este contrato más una fee equivalente al doscientos por ciento (200%) del costo del envío correspondiente.
8.2.2 Venta de Productos no Originales: De conformidad con la cláusula 7.2 de los presentes Términos y Condiciones, la venta de productos no originales por parte del Seller, dará lugar al cobro de un fee que consistirá en la retención total del precio del producto o productos de los que se trate.
8.2.3 Fee por publicar o vender Productos Reacondicionados, sin especificación en el contenido del producto, por vender productos ilegales, falsificados, replicas en contravención a normas, o envió de publicidad de manera directa al Cliente, violando las reglas como Encargado del Tratamiento de datos personales : Si Farmatodo detectare que el Seller ofreciera productos reacondicionados o vendiera productos ilegales, falsificados o replicas, o envíe publicidad de su marca directamente al Cliente, o no cumpla con los tiempos de envío acordados, mala calidad del producto, o envío de producto erróneo, Farmatodo se reserva el derecho, en la primera detección proceder con una suspensión del Seller de dos días en la plataforma de venta, desde la segunda detección, se podrá cobrar un fee adicional al Seller, el cual operará de la siguiente manera:
SEGUNDA DETECCION | TERCERA DETECCION | QUINTA DETECCION |
---|---|---|
5 veces el valor del producto ofrecido por el Seller para productos cuyo valor no supere COP $200.000 | 7 veces el valor del producto ofrecido por el Seller para productos cuyo valor no supere COP $200.000 | Farmatodo tendrá derecho a dar por terminada la relación con el Seller por incumplimiento de este último, dando de baja absoluta al Seller para el uso de la Marketplace y será vetado para continuar con el negocio en Farmatodo. |
2 veces el valor del producto ofrecido por el Seller para productos cuyo valor este entre los COP $200.001 hasta COP $1.000.000. | 5 veces el valor del producto ofrecido por el Seller para productos cuyo valor este entre los COP $200.001 hasta COP $1.000.000. | |
1.5 veces el valor del producto ofrecido por el Seller para productos cuyo valor sea superior a COP $1.000.001 | 3 veces el valor del producto ofrecido por el Seller para productos cuyo valor sea superio a COP $1.000.001 |
Así mismo, el Seller reconoce y acepta que Farmatodo transferirá todos aquellos gastos que se generen y en los que tanto Farmatodo como el Cliente puedan verse afectados tales como demandas, denuncias, quejas, procedimientos administrativos, multas, gastos de abogados, o cualquier otro en el que se incurriera por incumplimiento de las declaraciones y reglas establecidas en la presente cláusula. El Usuario del Seller será bloqueado hasta tanto no pague la sanción indicada previamente.
8.2.4 Fee por envío de publicidad o propaganda: De conformidad con la cláusula 13 de los presentes Términos y Condiciones, en caso que el Seller envíe publicidad o propaganda al Cliente final en el paquete de envío del Producto, se le realizará el cobro de un fee correspondiente al 10% del valor total de las ventas del Seller de los últimos seis meses más IVA.
8.2.5 Cuando el Seller efectúe el envío de un pedido con posterioridad a la fecha de su “TLE” (Delivery Time Supplier por sus siglas en inglés o en español Tiempo Límite de Entrega), Farmatodo podrá cobrar un fee equivalente a una (1) vez la comisión de venta a la que tenga derecho, de acuerdo a la categoría a la que pertenezca el producto vendido y de conformidad con el capítulo 1.6. del Anexo 1 - Política de Envíos, Devoluciones, Cancelaciones y Garantías.
8.2.6 Cancelaciones con posterioridad al Tiempo Límite de Entrega (TLE): El Seller deberá pagar un fee por cancelaciones realizadas con posterioridad al TLE o durante el Tiempo Extendido de conformidad con el Anexo 1 - Política de Envíos, Devoluciones, Cancelaciones y Garantías.
8.2.7 Errores en Producto, Peso, Dimensiones y Piezas Faltantes: El Seller acepta pagar a Farmatodo un fee equivalente a la diferencia entre el valor real facturado por la transportadora y el valor calculado en el sistema en función de los pesos y medidas suministrados por el Seller. Lo anterior, sin perjuicio al pago de la guía de transporte establecida en el capítulo 4 del Anexo 1 - Política de Envíos, Devoluciones, Cancelaciones y Garantías y/o el cobro por parte de la Empresa Transportadora del diferencial.
8.2.8 Error en la información y precio del Producto cargado en el Seller Center: El Seller deberá responder frente a Farmatodo, autorizan LODV por este medio a descontarle de sus ventas el equivalente al doble del valor comercial del producto vendido del que se trate.
8.2.9 Convenios Seller parquetera externa: El Seller podrá usar los convenios que Farmatodo tiene con las empresas transporte de mercancías, sin embargo, el Seller podría usar su propio convenio con empresas de transporte de mercancías, sin embargo deberá asumir el fee de integración o SetUp por cada que empresa de transporte de mercancías que utilice o tenga convenio, con el agregador logístico de Farmatodo, siempre que, es obligación del Seller transmitir la información del estado de envío del producto al Cliente final.
9. Herramienta Seller Center. Farmatodo ha desarrollado y ha puesto a disposición de los Sellers del Servicio Marketplace y, en aquellos eventos en que sea posible, una herramienta remota que permite a éstos el control de ventas e inventarios de los Productos ofrecidos en el Portal (en adelante, el “Seller Center”). En virtud de lo anterior, el Seller declara y acepta lo siguiente:
9.1 Que el Seller Center ha sido puesto a su disposición de manera libre y voluntaria por parte de Farmatodo y que el uso del mismo puede ser descontinuado o suspendido en cualquier momento a entera discreción de Farmatodo, en dicho caso Farmatodo se compromete a devolver al Seller proporcionalmente los dineros pagados por el uso de la herramienta y que no fueron ejecutados.
9.2 Farmatodo no responde de manera alguna frente al Seller o sus Clientes por: (i) el uso que dé al software Seller Center, bien sea de manera directa o por conducto de los usuarios que designe, (ii) inconsistencias o falta de actualización de la información incluida en el Seller Center por el Seller o los usuarios que designe para el efecto; (iii) la veracidad, certeza y precisión de la información incluida en el Seller Center por el Seller o los usuarios que designe para el efecto; o (iv) la integridad de la información una vez integrada al Seller Center o su archivo de respaldo (”backup”).
9.3 El Seller es el único responsable frente a Farmatodo y los Clientes respecto de la información de los Productos, sea que la misma sea incluida en el Seller Center o no, y de la adecuada salvaguarda de su información comercial fuera de dicha herramienta. El Seller declara y garantiza que es el único responsable de revisar que todos los productos que sean puestos a disposición de consumidores por medio del Market Place cumplan con todas las reglas y normas relacionadas a su materia; incluyendo el cumplimiento de condiciones o requisitos propios de las normas de Protección al Consumidor en Colombia, normas sanitarias y fitosanitarias, reglamentos técnicos aplicables y cualquier otra norma o condición exigida bajo las normas colombianas para la comercialización del producto nacional o regionalmente; incluyendo la información que sea cargada sobre sus productos.
9.4 El Seller será el único responsable de mantener la seguridad de la contraseña que Farmatodo le otorgue para utilizar el Seller Center y no podrá revelarla a ninguna otra persona ajena al uso de la misma tal contraseña. El Seller será el único responsable de cualquier mal uso dado a su contraseña y se obliga notificar a Farmatodo en cuanto tenga conocimiento de algún uso inadecuado que se haya dado a la misma y lo deberá indemnizar por los daños y perjuicios que se le causen por esto.
9.5 Farmatodo no garantiza la disponibilidad o funcionamiento continuo del Seller Center. No obstante, cuando ello sea posible, Farmatodo advertirá previamente las interrupciones en el funcionamiento de la Herramienta. En todo caso, si el Seller no puede acceder a la herramienta no se eximirá de su obligación de reportar la información completa y deberá enviar la información a Farmatodo vía correo electrónico.
10. Condiciones Previas a la Utilización del Servicio Marketplace.
10.1 El Seller, a través del Seller Center, deberá cargar o reportar el siguiente contenido mínimo respecto de los Productos, de conformidad con los requisitos establecidos por las normas colombianas que regulan la materia, con las especificaciones que de tiempo en tiempo Farmatodo le informe por escrito al Seller, en el entendido que todos estos campos son obligatorios para poder dar de alta Productos en dicha herramienta:
El Seller será el único responsable de la información que sea cargada al sistema y por ende será el único responsable de garantizar que la misma sea clara, veraz, suficiente, oportuna, verificable, comprensible, precisa e idónea. En este sentido, el Seller mantendrá indemne a Farmatodo de cualquier pleito, proceso o reclamación que pueda surgir por parte de una autoridad o de un consumidor final relacionado con dicha información cargada en la plataforma.
10.2 Cada Producto (página del Producto) será marcado por Farmatodo con la leyenda: “PRODUCTO vendido y enviado por [El Seller.
10.3 El Seller, a través del Seller Center, deberá actualizar al menos una (1) vez al día el inventario y los precios de la lista de Productos ofrecidos con las especificaciones previstas anteriormente. El Seller deberá garantizar la existencia de los Productos ofrecidos en el Portal. Lo anterior, en el entendido que en caso de que el inventario no sea actualizado por parte del Seller, los Productos correspondientes cesarán de ser ofrecidos en el Portal y serán consecuentemente desactivados del mismo, además de quedar Farmatodo en su derecho de aplicar los fees establecidos en la cláusula 8.2.3 de estos Temimos y Condiciones. Cualquier error en los precios establecidos por el Seller serán de su exclusiva responsabilidad y el error en los mismos no podrá ser usado como una razón válida para cancelar órdenes de compra realizadas a través del Portal. El Seller se obliga a enviar los Productos al precio reportado en el Seller Center. En este sentido, el Seller mantendrá indemne a Farmatodo de cualquier pleito, proceso o reclamación que pueda surgir por parte de una autoridad o de un consumidor final relacionado con dicha información cargada en la plataforma.
10.4 El Seller es el único y absoluto responsable por la carga de los productos en la herramienta Seller Center, lo que significa que deberá cerciorarse y hacerse responsable de las especificaciones cargadas en el contenido y descripción del mismo. Cualquier error o falta de información en la descripción y contenido en el que incurra el Seller ya sea por acción u omisión, y exista reclamo, queja, devolución o perjuicio al Cliente, Farmatodo queda en absoluta libertad de cancelar la orden y reembolsar de inmediato al Cliente, además de indemnizarlo conforme a la legislación vigente. Conforme a lo anterior, el Seller deberá responder frente a Farmatodo, autorizándole por este medio descontarle de sus ventas el equivalente al doble del valor del producto vendido del que se trate.
Sin perjuicio de lo anterior, en caso de encontrarlo necesario, Farmatodo podrá modificar la descripción y contenido del producto cargado por el Seller con el propósito de complementar, corregir, aclarar y mejorar la información siempre y cuando se notifique por Farmatodo no asumirá responsabilidad alguna por cualquier información incorrecta recibida del Seller e incluida en el Portal, por lo que el Seller mantendrá indemne a Farmatodo por los daños y perjuicios que se le causen como consecuencia de lo anterior. especifiquen las razones por las cuáles se van a realizar.
Farmatodo no asumirá responsabilidad alguna por información incorrecta recibida e incluida en el Portal, aun cuando intervenga para realizar correcciones o mejoras en la descripción o contenido, por lo que es entera responsabilidad del Seller revisar constantemente todo lo referente a sus productos, órdenes, etcétera y libera de cualquier responsabilidad a Farmatodo por este concepto, comprometiéndose a mantener indemne a Farmatodo ante reclamaciones, demandas o sanciones.
10.5 Farmatodo examinará el contenido de la oferta del (los) Producto(s) cargado por el Seller en el Seller Center y, de encontrarla conforme con sus políticas, la aprobará y activará los Productos en el Portal y prestará el Servicio Marketplace. En caso contrario, devolverá la información al Seller para que éste la mejore conforme a las pautas indicadas por Farmatodo. Esta revisión se realizará con el único fin de verificar el cumplimiento de las políticas de Farmatodo y de hacer una verificación frente a las normas que regulan la materia, por lo que no tendrá costo alguno. No obstante, es entendido que el Seller es el único responsable de asegurar que el contenido cargado en el Seller Center cumpla con las normas aplicables, de forma que ninguna actuación u omisión por parte de Farmatodo en los términos aquí establecidos, traslada de manera alguna la responsabilidad del Seller a Farmatodo.
Farmatodo no asumirá responsabilidad alguna por cualquier información incorrecta recibida del Seller e incluida en el Portal, por lo que el Seller mantendrá indemne a Farmatodo por los daños y perjuicios que se le causen como consecuencia de lo anterior.
10.6 Farmatodo generará para cada Producto un SKU (Código Interno de Producto) que lo identificará dentro del sistema interno de Farmatodo.
10.7 El precio de venta de los Productos y, en caso de ofertas, su vigencia en el Servicio Marketplace será determinado por el Seller, a su entera discreción, y deberá incluir todos los impuestos aplicables, teniendo siempre en cuenta lo previsto por la legislación aplicable, incluyendo aquello establecido en el Estatuto del Consumidor y demás normas que lo complementen o modifiquen. De presentarse alguna afectación por concepto de la ilegal manipulación de precios por el Seller, mantendrá indemne a Farmatodo por ese concepto y asumirá directamente la defensa ante terceros.
10.8 El Seller se compromete a que el precio de los productos ofertados en el Marketplace de Farmatodo será como menos el mismo precio usado para ofertar el mismo producto en otras plataformas por parte del Seller. Adicionalmente, el Seller deberá hacer comparación del precio de los productos que publique, siempre buscando que el precio ofertado sea competitivo en el mercado versus productos de similares características y calidad.
10.9 Las partes aceptan y entienden que la relación comercial es del Seller independiente con los Clientes, por lo que FARMATODO no colaborará en el establecimiento de precios que es exclusivo del Seller, debido a ello, el canal de venta de la plataforma Marketplace establece plena libertad competitiva al Seller debiendo asegurar las condiciones más atractivas de venta de sus respectivos productos.
10.0 Farmatodo se reserva el derecho de, a su entera discreción, decidir no publicar en el Portal uno o varios Productos.
10.11 Los productos que presenten incidencia o error en el cargue de la información pueden ser dados de baja temporal o permanentemente por parte de Farmatodo. (ej. Devoluciones, errores de contenido o precio, demora en entrega, cancelaciones o productos defectuosos, etc.).
10.12 El Seller acepta que un producto que haya sido incluido dentro de un SKU master (SKU que hace referencia a un producto único referenciado por un código EAN) no podrá ser duplicado con características diferentes, o con un código diferente. El incumplimiento de esta cláusula dará derecho a Farmatodo al cobro de la cláusula penal establecida en este contrato.
10.13 El Seller acepta que un producto eliminado por Farmatodo por problemas de originalidad, problemas de calidad, o cualquier reclamo por parte del Cliente respecto a la veracidad de la información presentada en la página, no podrá ser publicado nuevamente por el Seller hasta tanto no se haya corregido el problema de manera comprobable. El incumplimiento de esta cláusula dará derecho a Farmatodo al cobro de la cláusula penal establecida en los presentes Términos y Condiciones.
10.14 El Seller entiende y acepta, que en el evento en que omita por decisión u omisión la información de plazo de la garantía en el campo definido por Farmatodo para esta característica de cada SKU, Farmatodo ofrecerá a los Clientes una garantía del término de un (1) año contado a partir del momento de la entrega del producto. En el evento en el que el Cliente realice una reclamación por este concepto, Farmatodo iniciará el proceso de garantía estipulado en estos términos y condiciones, o en su defecto reemplazará el producto por uno igual o de similares características al Cliente, a cargo del Seller.
11. Operación del Servicio Marketplace. Una vez que los Productos queden codificados por el Seller de conformidad con la cláusula 10 de los presentes Términos y Condiciones, la operación del Servicio Marketplace estará sujeta a las siguientes reglas y al proceso descrito a continuación:
De no cumplir el Seller con lo anteriormente señalado, Farmatodo podrá a su entera discreción exigir al Seller que le entregue el Producto o comprar dicho Producto a un tercero y cobrar el valor pagado al Seller. Farmatodo podrá a su discreción entregar a los Clientes como compensación por el incumplimiento del Seller sumas de dinero o bonos para ser redimidos en el Portal. El Seller se compromete a pagar dichos valores a Farmatodo.
12. Sistema LODV: Farmatodo se reserva derecho de limitar las órdenes diarias dirigidas al Seller si éste: (i) incumple los lineamientos contenidos en el presente documento, (ii) muestra un comportamiento no acorde con los estándares éticos y de calidad en los procesos establecidos por Farmatodo que podrían ser sin limitar, envíos posteriores a su TLE, cancelaciones, solicitudes de garantías y reclamos, el envío de productos incompletos, no enviar piezas o productos faltantes a los consumidores finales, hacer caso omiso de reiteradas solicitudes para completar algún proceso, entre otras conductas.
13. Prohibición de propaganda o publicidad del Seller en los Productos vendidos a través del Portal.El Seller, se compromete a no enviar por medio alguno (en paquetería propia o de Farmatodo, correos, flyers, etiquetas, mensajes, o cualquier otro) propaganda, publicidad, cupones o cualquier documento, estampa, caja, envoltura, bolsa o etiqueta de promociones o ventas de sus productos o productos diversos a los Clientes finales, ni de terceros, así como tampoco podrá contradecir los términos y condiciones celebrados con Farmatodo. En caso de que el Seller sea sorprendido e infrinja con ésta cláusula se le realizará el cobro del fee establecido en la cláusula 8.2.4.
14. Fraudes en Medios de Pago. Farmatodo asume el riesgo de fraudes realizados con tarjetas de crédito, es decir, el valor de los pagos hechos con tarjetas clonadas, robadas, por personas no autorizadas o cualquier otra modalidad de fraude cometido con tarjetas de crédito.
En relación con el pago de las ventas efectuadas por el Seller, Farmatodo se obliga a realizar el pago aun cuando Farmatodo haya ejecutado adecuadamente el servicio de identificación de fraude y la compra haya sido pagada mediante un fraude con tarjeta de crédito.
En todo caso, el Seller se compromete a realizar la debida notificación a Farmatodo de cualquier reclamación o solicitud realizada por uno de sus clientes sobre fraudes en medios de pago, incluyendo cualquier tipo de solicitud o reclamación sobre reversiones de pago o retracto de las que tenga conocimiento. Una vez notificado, Farmatodo procederá con el análisis del caso concreto y en acompañamiento del Seller procederá a solucionar la solicitud o reclamación que haya podido ser presentada por un cliente del Seller.
15. Obligaciones tributarias del Seller.
15.1 Obligaciones Generales: El Seller será el único responsable de la declaración, retención y pago de todos sus impuestos, incluidos los aranceles aplicables conforme a las leyes, reglamento o cualquier ordenamiento aplicable vigente.
El Seller deberá pagar y declarar ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, las retenciones en la fuente practicadas a Farmatodo, por los servicios prestados y a certificar a Farmatodo los valores descontados dentro de los tiempos establecidos en la ley.
15.2 Emisión de factura: Simultáneamente con el envío al Cliente, el Seller expedirá y enviará la factura electrónica o documento equivalente, según corresponda, con cumplimiento de los requisitos de ley. Por lo anterior, el Seller está obligado en todos los casos a emitir factura o documento equivalente por cada venta que realice. Si el Seller a pesar de estar obligado a facturar o emitir documento equivalente, no lo hace, Farmatodo podrá retener el valor correspondiente al de la factura. En caso, de no contar con la información completa del Cliente para generar la factura, el Seller deberá reportar la novedad al área a través del Seller Center.
Farmatodo podrá solicitar copia de la factura al Seller, la cual deberá ser entregada en un término no mayor a cuarenta y ocho (48) horas. Del mismo modo en caso de devoluciones por parte del Cliente, el Seller está obligado a emitir la nota crédito o documento que dete rmine la DIAN como soporte de dicha devolución.
15.3 Impuestos generados por la venta: El Seller asumirá los impuestos y retenciones establecidas o que estableciese para los servicios que conforman el Servicio Marketplace y por la venta de los Productos en Colombia, así como los aplicables al negocio jurídico celebrado con el Cliente. De los valores recaudados que se transfieren al Seller, también se deducirá lo correspondiente a las retenciones de impuestos (renta, IVA e ICA) para lo cual Farmatodo emitirá las respectivas certificaciones para que los Selleres puedan descontar estas retenciones de sus impuestos en los casos que la ley lo permita.
Farmatodo realizará la emisión de certificados de forma bimestral con los valores retenidos por las entidades financieras por el recaudo realizado a nombre del Seller, dicha certificación se enviará bimestre vencido de forma digital al correo electrónico registrado por el Seller.
En caso tal que el Seller no cumpla con una o varias de éstas disposiciones, se obliga a inscribirse en el régimen tributario común conforme a la ley, y a presentar los documentos actualizados a Farmatodo.
16. Evaluación de Comportamiento del Seller. Farmatodo se reserva el derecho de evaluar el comportamiento de venta, cumplimiento de entrega, tiempo de entrega, calidad de producto, inventario de producto, y en general cualquier situación referente a su desempeño (“Feedback”). De acuerdo a lo anterior, Farmatodo podrá otorgar beneficios al Seller por buen comportamiento en cumplimiento.
17. Tratamiento de Datos Personales y Habeas Data.Farmatodo transmitirá datos personales de sus Clientes, para que el Seller dé tratamiento a los mismos, exclusivamente con la finalidad establecida en el objeto de los presentes Términos y Condiciones.
17.2 Manejo de Datos Personales del Seller:
Con el registro de sus datos personales en el presente formulario o proceso de registro, El Seller autoriza a Farmatodo Colombia S.A.S., identificado con NIT N° 830.129.327-1, y dirección física en Carrera 11 A N° 98- 50 piso 3, correo contactenos@farmatodo.com a tratar sus datos personales directamente o a través de terceros encargados de tratamiento, con las siguientes finalidades:
17.3 Limitaciones al uso de Datos Personales de Clientes
Salvo por el envío de los Productos en los casos en que no se utilice a una Empresa de Transporte Contratada por Farmatodo o cuando el Cliente se comunique directamente con este para temas de garantía, el Seller no tendrá comunicación directa con el Cliente ni le dirigirá correspondencia de ningún tipo, incluyendo promociones o entrega de material publicitario del Seller, salvo estipulación expresa en contrario de parte de Farmatodo, otorgada por algún representante o apoderado legal con facultades para hacerlo.
El Seller bajo ninguna circunstancia podrá contactar al Cliente por canales no autorizados por Farmatodo. En caso de incumplimiento de la presente obligación, Farmatodo se reserva el derecho a dar por terminado los servicios de los presentes Términos y Condiciones y cualquier relación comercial adicional que se tenga con el Seller. El Seller actúa como Encargado de tratamiento de datos personales y por ende se adhiere a la política de tratamiento de datos personales de Farmatodo, únicamente podrá usar los datos de los Clientes para el envió de los productos y la factura electrónica correspondiente, le queda totalmente prohibido dar cualquier otro uso a estos datos personales.
17.4 Autorización para consulta y reporte a Centrales de Riesgo.
El Seller autoriza a Farmatodo o a quien en el futuro represente sus derechos, de manera incondicional e irrevocable, para reportar, procesar, solicitar y divulgar por parte de la Central de Información Financiera (CIFIN) a DATACREDITO o a cualquier otra entidad que maneje o administre bases de datos de carácter pública o privada que tengan fines de información, financieros estadísticos. Como consecuencia de esta autorización, la Farmatodo podrá consultar e incluir los datos financieros y comerciales del el Seller en las bases de datos mencionadas, en las cuales se verá reflejado el actual y pasado comportamiento del EL Seller en relación con el cumplimiento o incumplimiento de sus obligaciones o el manejo dado a las actividades que realiza, la cual permanecerá durante el término establecido por la ley y en su defecto por la jurisprudencia de la H. Corte Constitucional.
18. Protección Derechos del Consumidor.
En particular, y en línea con todas las obligaciones y deberes del Seller descritos a lo largo del presente documento, el Seller se compromete a dar estricto cumplimiento a las siguientes obligaciones específicas relacionadas con normas de protección al consumidor en Colombia:
19. Declaración de Prácticas Éticas del Seller. El Seller, sus empresas controladoras, filiales y subsidiarias, operadores y empleados, manifiestan trabajar acorde al Anexo 3 – PROGRAMA DE TRANSPARENCIA Y ÉTICA EMPRESARIAL DE FARMATODO. Derivado de ello, al momento de conocer alguna situación o recibir solicitudes antiéticas que vulneren las prácticas comerciales y/o la imagen de Farmatodo Colombia o el Seller, inmediatamente lo pondrá en conocimiento de Farmatodo al correo electrónico etica@farmatodo.com
En caso de ser sorprendido realizando cualquier actividad que vulnere el prestigio e imagen de Farmatodo, éste podrá dar por terminada su relación con proveedores, Selleres, agentes, comisionistas o terceros que violen cualquiera de estos principios y acudir a las instancias legales que considere pertinentes.
20. Cláusula Penal. Cualquier incumplimiento de las obligaciones consagradas en el presente contrato por cualquiera de las Partes, no subsanado cabalmente dentro de los diez (10) días calendario siguientes a la fecha en que la Parte cumplida envíe una comunicación requiriendo el cumplimiento a la Parte incumplida, faculta a la Parte cumplida a exigir de manera automática y a título de pena, el pago de una suma equivalente al veinte por ciento (20%) del total de las ventas efectuadas por el Seller durante el año anterior al incumplimiento, sin perjuicio de la acción dirigida a obtener la reparación de perjuicios moratorios y compensatorios por el incumplimiento total o parcial, ni de las demás acciones, derechos y recursos legales. El pago de la cláusula penal no extingue el cumplimiento de la obligación principal. Para el cobro judicial de dicha cláusula penal, este documento prestará mérito ejecutivo, anexando la prueba sumaria del incumplimiento, sin necesidad de requerimiento o constitución en mora.
21. Confidencialidad. El Seller reconoce y acepta que la información que recibe sobre el Servicio Marketplace, su diseño de marketing, campañas, promociones, el Seller Center, el Portal, información no conocida del público, y toda otra aquella información que le sea proporcionada por Farmatodo bajo el carácter de confidencial, es información confidencial de propiedad exclusiva de Farmatodo, que el Seller debe utilizar de manera razonable y exclusivamente para los fines contenidos en estos términos y condiciones, y no podrá apropiársela, copiarla, utilizarla por fuera de la relación que mantiene con Farmatodo, ni divulgarla en forma alguna. Dicha información incluye, sin limitarse a ella, a información financiera, comercial, virtual, técnica, métodos, información de Clientes –como son sus datos personales, entre otras. El Seller no hará publicidad alguna utilizando el nombre de Farmatodo, sus marcas registradas, salvo autorización expresa y escrita de éste y se abstendrá de: (i) comentar, discutir, o dar a conocer de cualquier manera dicha información confidencial a terceros no autorizados, entre otros, a funcionarios, empleados o el compañías competidoras de Farmatodo, (ii) usar, explotar o comercializar dicha información confidencial, directa o indirectamente o en forma alguna para su propio beneficio o para el beneficio de terceros, y (iii) revelar o divulgar dicha información confidencial a personas, organismos, entidades, por razón o propósito alguno, a menos que sea expresamente autorizado por Farmatodo y para el cumplimiento del objeto del Servicio Marketplace y de estos términos y condiciones. Si el Seller no cumple la obligación de confidencialidad aquí prevista, directa o indirectamente, será responsable por la totalidad de los daños y perjuicios que se le causen a Farmatodo por tal causa, por lo que deberá mantenerlo indemne. Esta obligación vincula a directivos, empleados, dependientes, el Seller sus subsidiarias y afiliadas del Seller y regirá con posterioridad a la terminación de este Contrato.
En caso que Farmatodo sea requerido por autoridad administrativa o judicial competente, a efecto de que proporcione cualquier “Información Confidencial”, deberá notificar dicha situación al Seller, con el objeto de que éste último esté en condiciones de realizar aquellos actos que a su derecho convengan, incluyendo la obtención de una orden de protección adecuada, medida preventiva u otros recursos apropiados, a fin de prevenir la divulgación de la “Información Confidencial”. En caso que sea el Seller el requerido por la autoridad competente, actuará de la misma manera indicada previamente.
Así mismo, y en cumplimiento a la Legislación aplicable en la materia, el Seller proporciona por voluntad propia a Farmatodo sus datos y acepta que éste pueda transferirlos con los cuidados necesarios para la realización del negocio si fuera el caso de acuerdo con la autorización para el tratamiento de datos personales otorgada.
22. Idioma. El idioma de los presentes términos y condiciones y de sus documentos relacionados es el español, que en cualquier caso prevalecerá sobre traducciones o versiones en otro idioma.
23. Moneda. La oferta de los Productos bajo el Servicio Marketplace se hará en Pesos Colombianos y así mismo, los Clientes pagarán los Productos que adquieran del Seller en esa moneda. Las transferencias que haga Farmatodo al Seller serán hechas igualmente en Pesos Colombianos.
24. Términos de Responsabilidad e Indemnidad. Los presentes Términos y Condiciones tendrán el siguiente régimen de indemnidad, sin perjuicio de las demás disposiciones en la materia establecidas en los presentes términos y condiciones:
25. Naturaleza de la Relación Contractual. Cada una de las Partes reconoce y acepta que la utilización del Servicio Marketplace por parte del Seller y la prestación del Servicio Marketplace por parte de Farmatodo no da lugar a un contrato de asociación entre ellas, y en ningún caso puede ser interpretado ni puede conducir a establecer relaciones de sociedad, joint venture, contrato de trabajo, agencia, mandato, representación ni ninguna otra de esa naturaleza. La relación entre el Seller y Farmatodo no es un contrato de sociedad, laboral, y no podrá ser interpretada en forma tal que conduzca a la aplicación de esas figuras contractuales. Cada una de las Partes cuenta con personal propio y capacitado para cumplir con sus obligaciones aquí establecidas. En tal virtud, las Partes se liberan recíprocamente y se obligan a sacar en paz y a salvo e indemnizar a la otra Parte de todo daño y perjuicio sufrido como consecuencia de la responsabilidad laboral que en su carácter de empleador tenga frente a sus empleados, y de otra índole. Cada parte es empleador de sus propios empleados. Farmatodo no será responsable frente al Seller o ante cualquier tercero por el costo o recuperación de cualquier inversión hecha por el Seller o sus afiliadas o socios o accionistas en relación con el Servicio de Marketplace, así como tampoco de cualquier pérdida de ganancia, ingreso, negocio, información, daño punitivos o consecuenciales provenientes o relacionados con el mismo.
26. Ley y Jurisdicción Aplicable. Estos términos y condiciones y cualquier comunicación electrónica o por escrito relacionada se regirán por las leyes de la República de Colombia.
Cualquier diferencia que surja por causa o con ocasión de este Contrato será dirimida ante la jurisdicción ordinaria de la República de Colombia de la ciudad de Bogotá.
27. Vigencia y Terminación.
27.1 Duración: El Seller está de acuerdo en utilizar el Servicio de Marketplace por un plazo inicial de seis (6) meses contados a partir de que el Seller acepte estos términos y condiciones conforme a lo señalado en el presente contrato, a cuyo vencimiento se prorrogará automáticamente por periodos iguales.
27.2 Terminación Anticipada: Cualquiera de las partes podrá dar por terminada la relación comercial que surge de la aceptación de los presentes Términos y Condiciones, en cualquier momento y sin justa causa mediante aviso por escrito a la otra Parte con por lo menos quince (15) días hábiles de anticipación a la fecha efectiva de terminación.
27.3 Efectos de la terminación:
27.4 Cláusulas sobrevivientes: Las Partes acuerdan que sobrevivirán a la terminación de la relación entre las Partes las disposiciones aquí contenidas respecto a: (i) devoluciones y garantías de los Productos, (ii) confidencialidad y protección de datos personales, (iii) comisiones y fees, (iv) obligaciones de indemnidad, (v) la naturaleza de la relación contractual entre las Partes.
27.5 Terminación unilateral por parte de Farmatodo: Sin perjuicio de lo anterior, Farmatodo se reserva el derecho de terminar la relación contractual que surja de la aceptación de los presentes Términos y Condiciones de manera inmediata, sin responsabilidad y sin necesidad de resolución judicial alguna mediante simple notificación dada por escrito al Seller en los siguientes eventos: (i) cuando Farmatodo tenga indicios de que los Productos no son originales, se encuentren infringiendo derechos de propiedad intelectual de terceros o cualquier norma aplicable, o no hayan sido ingresados legalmente al país (ii) Cuando el Seller haya suministrado información errónea, falsa o inexacta; (iii) sus accionistas, beneficiarios finales, representantes legales o administradores, hayan sido condenados penalmente en proceso penal o de extinción de dominio; (iv) Por encontrarse el Seller, sus accionistas, beneficiarios finales, representantes legales o administradores incluidos o listados en listas personas o entidades identificadas por tener vínculos con actividades relacionadas con el narcotráfico, terrorismo, corrupción, secuestro, lavado de activos, financiación del terrorismo o administración de recursos relacionados con esas actividades, ya sea nacionales o internacionales, entre las que se encuentran, de manera enunciativa más no taxativa: OFAC (Office of Foreign Assets Control), ONU (Organización de las Naciones Unidas), DFAT (Department of Foreign Affairs and Trade), INTERPOL, boletines de la UIAF (Unidad de Información y Análisis Financiero), DAS, Fiscalía, FCPA, o cualquiera que las modifique, adicione o sustituya; (v) Por existir indicios o circunstancias que a juicio razonable de Farmatodo representen un riesgo que el Seller o cualquiera de sus accionistas pueda estar comprometido con delitos de narcotráfico, terrorismo, corrupción, secuestro, lavado de activos, financiación del terrorismo o administración de recursos relacionados con esas actividades; (vi) Cuando el Seller incumpla con cualquiera de sus obligaciones establecidas en los presente términos y condiciones, distintas a las obligaciones establecidas en otros numerales de esta sección 27.5 si el incumplimiento no es subsanado cabalmente dentro de los diez (10) días calendario siguientes a la fecha en que Farmatodo envíe una comunicación en este sentido al Seller y siempre que el incumplimiento, por su naturaleza sea subsanable. Si el incumplimiento no es subsanable, Farmatodo podrá dar por terminada la relación sin otorgar dicho periodo de subsanación: (vii) El incumplimiento de alguna de las exigencias legales o reglamentarias aplicables en virtud de los presentes términos y condiciones; (viii) el incumplimiento por parte del Seller de cualquiera de las disposiciones establecidas en la sección 28 de estos términos y condiciones; (ix) de conformidad con lo establecido en la sección 8.2.3 de estos términos y condiciones, (x) las demás establecidas en otras secciones de los presentes Términos y Condiciones.
En adición a la terminación por las causales establecidas en esta sección 27.5, Farmatodo podrá cobrar la cláusula penal establecida en la sección 20 de estos términos y condiciones, asi como cobrar la totalidad de los perjuicios que el incumplimiento del Seller le hubiere causado.
28. Normas Sobre Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
28.1 Ética en los Negocios: Ambas Partes aceptan cumplir a cabalidad los principios de transparencia, rectitud, moralidad y buenas costumbres en las relaciones que surjan como consecuencia de la suscripción del presente contrato, en virtud del cual se comprometen de manera especial a: a) Implementar y mantener sistemas de control interno adecuados para mostrar plenamente y en forma fidedigna tanto los hechos como la exactitud de los datos financieros o de cualquier otro orden que se presenten a la otra Parte; b) Contar con registros e informes apropiados de todas las transacciones; c) Cumplir con todas las leyes pertinentes. De ningún modo ninguna de las Partes estará autorizada para llevar a cabo en nombre de la otra Parte cualquier tipo de actos que puedan originar registro o informaciones inexactas o inadecuadas respecto de activos, responsabilidades o cualquier otra transacción, o que puedan violar cualquier ley pertinente. Por lo tanto, en la ejecución del objeto del presente contrato la Parte que tenga conocimiento de la ocurrencia de la anterior situación comunicará a la otra Parte en la mayor brevedad posible cualquier información que pueda llegar a su conocimiento que indique cualquier desvío en la línea de conducta indicada en esta cláusula.
28.2 Transparencia de la Negociación: Cada Parte declara que ni ella, ni sus funcionarios directamente involucrados en la negociación de éste contrato han ofrecido comisión, privilegio o dádiva alguna a la otra Parte o a sus funcionarios y acepta que toda falta propia o de sus funcionarios en torno a la transparencia con motivo de la negociación, celebración o ejecución de éste contrato constituye un incumplimiento grave al mismo.
28.3 CLÁUSULAS DE CUMPLIMIENTO
28.3.1 Origen de Ingresos y Demás Activos: El Seller declara bajo la gravedad del juramento que sus ingresos y demás activos provienen de actividades lícitas, que el Seller y sus accionistas, beneficiarios finales, representantes legales y/o administradores no se encuentran incluidos o listados en las listas de entidades restringidas o listas de sanciones internacionales, que no se encuentra dentro de una de las dos categorías de lavado de activos (conversión o movimiento) y que en consecuencia, se obliga a responder ante Farmatodo por todos los perjuicios que se llegaren a causar a ella o a terceras personas vinculadas con la misma.
Para todos los efectos el “lavado de dinero” es el conjunto de procedimientos usados para cambiar la naturaleza de los activos obtenidos ilegalmente, a fin de que aparente haber sido obtenido de fuentes legítimas. Estos procedimientos incluyen disimular la procedencia y propiedad verdadera de los fondos. Las siguientes son obligaciones que el Seller deberá observar durante la relación comercial con Farmatodo:
28.3.2 Cláusula Anticorrupción – El Seller se obliga a obrar de forma ética y transparente en toda etapa de su vínculo comercial con FARMATODO, y se abstendrá de adelantar cualquier acción que atente contra la ética y la integridad. En consecuencia, declara que bajo ninguna circunstancia permitirá, ejecutará o consentirá actos de corrupción y soborno ni en ámbitos privados ni públicos, obligándose a reparar e indemnizar a FARMATODO por cualquier daño o perjuicio generado en el evento en que el Seller, sus socios, accionistas, directores, administradores, empleados, aliados, agentes o el Seller s se vean involucrados en procesos penales, disciplinarios o administrativos, o en hechos que generen impacto reputacional negativo, por conductas que atenten contra la administración pública, así como por ofrecimientos o pagos de sobornos, o de cualquier otra forma de pagos ilegales o favores a cualquier empleado privado, público, estatal o gubernamental de cualquier nación. Cualquier situación que pueda poner en riesgo la objetividad de las partes en el desarrollo del vinculo comercial, o cualquier sospecha o alerta sobre situaciones que puedan percibirse como o constituir conductas fraudulentas, corruptas, y en general cualquiera otra que atente contra la ética y la integridad, deberán ser puestas en conocimiento de FARMATODO a través de su canal de integridad.
29. Anexos. Hacen parte de los presentes Términos y Condiciones los siguientes anexos:
El Seller declara conocer y haber leído cuidadosamente los Anexos a los que se hace referencia en la presente cláusula y cualquiera otro mencionado en los presentes Términos y Condiciones o cualquier otro que le aplique por los servicios adicionales o complementarios a la relación comercial que sean publicados en la página web o en el Seller Center, los cuales se entenderán por aceptados al momento de dar “click” en el botón de aceptación de los presentes Términos y Condiciones previo al registro en el Seller Center.
Envíos
El Seller deberá recibir los productos devueltos por fallos de entrega, de lo contrario Farmatodo no se hace responsable por los mismos.
Cualquier novedad referente a fallos de entrega deberá reportarse por medio del correo sellercenter@Farmatodo.com
Plazo para presentar reclamaciones o aclaraciones por parte del Seller:El Seller contará con un término de tres (3) días hábiles contados a partir del momento en que se declara el fallo de entrega para presentar una reclamación y pedir una aclaración. El único canal aceptado para dicha aclaración será repórtalo a través del correo sellercenter@Farmatodo.com y será Farmatodo quien determine la procedencia de la misma. Concluido dicho término, el Seller se da por satisfecho de las acciones tomadas.
Cuando el Seller oferte o realice ventas de productos que contengan varias piezas, éste deberá sujetarse a las siguientes reglas:
Garantías:
En caso de que el Seller omita establecer el plazo de garantía, se establecerán los plazos que las marcas establecen, debiendo el seller respetar dicha garantía.
El Seller debe reponer o reembolsar en aquellos casos donde la garantía de un Producto sea tramitada en los primeros cinco (5) días hábiles contados desde que el producto es recibido, el Seller se obliga a darle trámite a esta garantía reponiendo el producto por uno nuevo. En todo caso, el Seller autoriza a Farmatodo a descontar el valor comercial del producto, con el fin de comprar el producto nuevo a un tercero en caso de ser necesario.
Prendas de vestir, ropa interior, maletas y morrales, accesorios de moda, relojes, gafas, joyería, etc. En ningún caso se acepta la devolución o cambio de: Ropa Interior, trajes de baño, leggings, medias, joyas y accesorios para el cabello.
Si se trata de una devolución por cambio de color, modelo o talla equivocada se realizará devolución solo si el producto cumple las siguientes condiciones:
Todos los productos de uso íntimo tienen garantía únicamente por defectos de fábrica.
Los componentes no deben presentar daños ocasionados por contacto con ácidos corrosivos u otros productos químicos; por uso de las pilas no prescritas por la marca, o por alteración, manipulación o reparación por parte de personas o servicios distintos a los de la marca, así como las consecuencias del desgaste y el envejecimiento normales del reloj o accesorio, la correa y el brazalete. Para aplicar la garantía del producto el centro de servicio autorizado debe certificar el daño, falla técnica o defecto de fábrica, de lo contrario la garantía no será válida. Es importante que el cliente tenga a la mano factura, manifiesto de importación y certificado de garantía.
LA GARANTÍA DE PRODUCTOS DE TECNOLOGÍA NO APLICA CUANDO:
Después que el cliente contacte al proveedor o la marca éstos tienen diez (10) días para realizar una visita de revisión del producto si lo consideran necesario. El costo del retiro del producto será asumido por el cliente en el caso que la falla del producto sea atribuible al mal manejo del mismo. Cuando se niegue o se haga efectiva una garantía, el proveedor le enviará por escrito al cliente las razones para aceptarla, hacerla efectiva de forma diferente a la solicitada o negarla, con las pruebas que justifiquen su decisión. En caso de negarla se le adjuntarán las pruebas que sustentan dicha decisión
La garantía para juguetería y productos para mascotas aplican únicamente si el artículo presenta alguna irregularidad y/o defecto de fabricación.
El producto no debe presentar daños por mal armado de las piezas o por no seguir las indicaciones descritas en el manual de instrucciones. Si se trata de una devolución por cambio de color o modelo se realizará la devolución solo si el producto cumple las siguientes condiciones:
Dependiendo de la marca del producto el cliente deberá comunicarse con el centro de servicio autorizado para que éste le proporcione la información pertinente a su garantía. Farmatodo será el responsable de dar al cliente la información de contacto del Seller o proveedor quien puede redirigir la petición de garantía a los fabricantes Es importante que el cliente tenga a la mano factura, manifiesto de importación y certificado de garantía.
LA GARANTÍA DE PRODUCTOS DE ELECTRO MENOR Y FERRETERÍA NO APLICA CUANDO:
Después que el cliente contacte al proveedor o la marca éstos tienen diez (10) días para realizar una visita de revisión del producto si lo consideran necesario. El costo del retiro del producto será asumido por el cliente en el caso que la falla del producto sea atribuible al mal manejo del mismo. Cuando se niegue o se haga efectiva una garantía, el proveedor le enviará por escrito al cliente las razones para aceptarla, hacerla efectiva de forma diferente a la solicitada o negarla, con las pruebas que justifiquen su decisión. En caso de negarla se le adjuntarán las pruebas que sustentan dicha decisión.
Para los productos relacionados con textiles para el hogar la garantía aplicará si el producto tiene defectos de fábrica en costuras, cierres, decoloración natural (sin exposición a detergentes). Ésta no aplica si no se siguen las instrucciones de cuidado o lavado impresas en la marquilla y/o etiqueta del producto.
La garantía solo aplica para defectos de impresión.
En los casos donde la garantía de un Producto sea tramitada en los primeros diez días hábiles contados desde que le producto es recibido, el Seller se obliga a darle tramite a esta garantía entregando un producto nuevo. En todo caso, el Seller autoriza a Farmatodo a descontar de pagos futuros a su favor, el valor del producto, si el Seller no atiende la respectiva garantía.
Cancelaciones:
Devoluciones y retractos:
El Seller reconoce y acepta que la única herramienta oficial para aceptar una devolución es mediante el Seller Center cuando se recibe el producto, y en los casos en que no se recibe el producto (entrega no reconocida, mermas o productos averiados) la novedad deberá reportarse a través del correo sellercenter@farmatodo.com
En los casos en que el Seller envíe cajas, empaques, bolsas vacías, incompletas, erróneas; productos con piezas faltantes, rotas o dañadas; producto distinto; y que en sí se consideren como “orden incompleta” es exclusiva responsabilidad del Seller y deberá tomar todas las precauciones para confirmar con fotos y/o videos que dicho supuesto es un error, de lo contrario, siempre se procederá a favor del cliente. En estos casos, el Seller cuenta con un plazo de 48 horas hábiles para entregar las pruebas y responder, de lo contrario se cancelará la orden y se reembolsará al cliente, y el Seller no tendrá derecho a recibir pago alguno por este producto, y si desea la devolución del mismo, deberá asumir el costo del transporte.
Proceso de Averías y Siniestros:
Por su parte una vez notificada la novedad, Farmatodo escalará la reclamación a la transportadora con el fin de que se realice la respectiva investigación y en un término de quince (15) días hábiles la transportadora de respuesta del resultado de la misma.
En caso de ser aceptada la reclamación por avería:
En caso de que la reclamación sea negada por la transportadora después de la respectiva investigación, Farmatodo le informará al Seller las razones por las cuales fue negada y se cerrará el proceso.
Mediante éste Anexo, declara el “Seller” tener pleno conocimiento y facultades para obligarse a la relación Contractual y Comercial deseando fomentar las ventas de los bienes que están incluidos en el MartketPlace en línea localizado en el sitio webwww.farmatodo.com.co y en la aplicación móvil de Farmatodo, (dichos bienes, los “Productos”), otorgando a Farmatodo las facultades de “Comisionista”
Farmatodo realizará el pago de los productos vendidos por el Seller una vez este haya sido pagado por el cliente, entregado al cliente y que se haya emitido factura correspondiente al cliente por parte del Seller, debiendo el Seller emitir dicha factura al momento de la operación.
Si el Seller, a pesar de estar obligado a facturar electrónicamente, no lo hace, Farmatodo podrá descontar el pago del Producto al Seller, con el propósito de hacerle el reembolso respectivo al cliente.
Farmatodo Colombia S.A., en línea con su misión, visión y valores corporativos implementa el presente Programa de Transparencia y Ética Empresarial, que se fundamenta en lo dispuesto por la Circular Externa N° 100-000011 del 09 de agosto del 2021 emitida por la Superintendencia de Sociedades, en uso de las facultades delegadas por el artículo 23 de la Ley 1778 del 2016.
Sumado a ello, el presente programa complementa y robustece lo dispuesto en el Código de Conducta Empresarial, así como con el SAGRILAFT que la compañía ha implementado y socializado.
Todo lo anterior busca implementar prácticas empresariales ajustadas a los requerimientos legales vigentes, además de cumplir con los estándares éticos y de excelencia operativa que se exigen al interior de la Corporación.
Implementar los lineamientos necesarios para identificar los riesgos inherentes a la operación de Farmatodo relacionados con la corrupción y soborno trasnacional, estableciendo en consecuencia los controles necesarios para prevenir, gestionar y mitigar dichos riesgos.
El PTEE aplica y es de obligatorio cumplimiento para todos los colaboradores vinculados de forma directa o a través de terceros con la Corporación en cualquiera de los niveles jerárquicos; igualmente, a los grupos de interés, consorcios y uniones temporales, entre ellos, accionistas, clientes, contratistas, proveedores y en general aquellos que, de manera directa o indirectamente, establezcan alguna relación comercial con la Corporación.
Estatuto Anticorrupción Colombiano:
Las principales normas anticorrupción colombianas están formuladas en el Código Penal (Ley 599 de enero del 2000) y en la Ley 1474 de 2011, Estatuto Anticorrupción, por medio del cual se establecieron las reglas orientadas al fortalecimiento de los mecanismos de protección, investigación y sanción de los actos corruptos y la efectividad de la gestión pública.
Circular Externa 100-000011 del 09 de agosto de 2021 de la Superintendencia de Sociedades, para la puesta en marcha programas de transparencia y ética empresarial a través de actividades de autocontrol y gestión de los riesgos de corrupción y de riesgos de soborno transnacional
Ley 1778 de 2016: La cual en su artículo 23 establece el deber en cabeza de la Superintendencia de Sociedades de promover en las sociedades sujetas a su vigilancia, la adopción de programas de transparencia y ética empresarial, de mecanismos internos anticorrupción, de mecanismos y normas internas de auditoría, promoción de la transparencia y mecanismos de prevención de las conductas de Soborno Transnacional.
Ley 222 de 1995: Numeral 3 del artículo 86 señala que la Superintendencia de Sociedades está facultada para imponer sanciones o multas, sucesivas o no, hasta por doscientos (200) SMMLV, a quienes incumplan sus órdenes, la ley o los estatutos.
Decreto 1736 de 2020: numeral 28 del artículo 7 señala que le corresponde a la Superintendencia de Sociedades, “instruir, en la forma que lo determine, a entidades sujetas a su supervisión sobre las medidas que deben adoptar para promover la transparencia y ética empresarial en sus prácticas de negocios para contar con mecanismos internos de prevención de actos de corrupción.
Dentro de Farmatodo existen varias disposiciones corporativas internas que se relacionan directa o indirectamente con el presente programa:
Ética. Pensamos y actuamos con integridad y honestidad, siempre apegados a las normas y leyes vigentes. La confianza es la base sobre la que construimos nuestras relaciones.
Orientación apasionados Conocerlos profundamente y superar sus expectativas son la esencia de la organización.
Excelencia. Nos fijamos metas altas y retadoras. Siempre buscamos al cliente. Somos por nuestros clientes. alcanzar los mejores con altos estándares todo lo que hacemos. resultados, de calidad en
Respeto y Humildad. Valoramos las opiniones y perspectivas de los demás y nos tratamos con respeto. La humildad y la sencillez nos caracterizan siempre y continuamente aprendemos de nuestros errores y aciertos.
Compromiso con Farmatodo. Trabajamos motivados e inspirados por la misión de nuestra organización, tenemos un alto sentido de pertenencia y orgullo por formar parte de ella, colaborando activamente entre nosotros para alcanzar los resultados.
Innovación: Pensando siempre en el deleite del cliente, trabajamos permanentemente en busca de la mejora continua, retando la forma de hacer las cosas y buscando soluciones simples y efectivas.
Es el compilado de lineamientos éticos y conductuales que todo colaborador de Farmatodo debe tener presentes a la hora de interactuar con compañeros, colaboradores, terceros, clientes y proveedores. Tiene un estrecho vínculo con el presente documento ya que establece prácticas de transparencia y mínimos éticos aplicables a las relaciones previamente indicadas.
Sistema de autogestión, mediante el cual la Corporación persigue evitar y mitigar la ocurrencia de riesgos directos o indirectos, relacionados con actividades destinadas al Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y financiación de proliferación de armas de destrucción masiva, evitando que ellas hagan presencia dentro de las acciones u omisiones de la Corporación en el desarrollo de su objeto social o interacción con las contrapartes.
Con el ánimo de logra que el PTEE de la Corporación sea efectivo, se considera que, entre otros, el soborno y la corrupción son situaciones que pueden llevar a que los colaboradores actúen deshonestamente a cambio de dinero o beneficios personales, pueden ocasionar daños económicos y reputacionales a Farmatodo, y favorecer injustamente a unos pocos que abusan de su poder y/o posición. Por lo anterior se relacionan algunas conductas que se consideran contrarias al PTEE:
7.1 CONFLICTO DE INTERÉS El Código de Conducta Empresarial de Farmatodo define el conflicto de interés como aquella situación presentada cuando en el “ejercicio de las labores dentro de la empresa, sobreviene una contraposición entre el interés propio y el institucional de manera que el juicio del individuo - concerniente a su interés primario- y la integridad de una acción, tiende a estar indebidamente influenciado por un interés secundario, de tipo generalmente económico o personal, que pudiera desmejorar, competir o comprometer los intereses de la compañía, sus clientes y socios comerciales”.
Si bien esta definición es acertada, tiene un limitante importante de cara al PTEE, referente a que la misma es aplicable a los colaboradores de Farmatodo. Por ello para el presente documento el Conflicto de interés, no solamente se presenta para los colaboradores de la Corporación, sino también para todos los proveedores, contratistas, subcontratistas y empleados.
Desafortunadamente por la naturaleza misma de los conflictos de interés, no es posible realizar una lista taxativa de los mismos, por ende, cada contraparte, deberá analizar la situación puntual y definir si se trata de un conflicto de interés, conforme la definición previamente indicada, y en tal caso reportarla al correo etica@farmatodo.com, mediante el respectivo formato de conflicto de interés, con el ánimo que el Comité de Conducta Empresarial pueda tomar las medidas necesarias para mitigar o eliminar dicho conflicto. Es claro que una situación de conflicto de interés puede afectar el buen juicio de los individuos, por lo que se requiere una debida gestión de los mismos, evitando así que se pueda materializar un riesgo de C/ST que pueda afectar a la Corporación.
El Soborno para el presente PTEE se entenderá conforme lo indicado en el artículo segundo de la Ley 1778 de 2016 (aunque en un sentido más amplio ya que no solamente aplica para casos trasnacionales) como todo acto de oferta, promesa o entrega de dinero, objeto de valor pecuniario o algún beneficio o utilidad a un servidor público, nacional o extranjero, por parte de un colaborador, contratista, subcontratista, administrador o asociado de la Corporación, persiguiendo que dicho servidor público realice, omita o retarde un acto relacionado con el ejercicio de sus funciones relacionado con un negocio o transacción nacional o internacional de la que pueda obtener beneficio Farmatodo.
En línea con ello, se entiende que se presentará esta conducta cunado por medio de dadivas se pretenda beneficiar indebidamente a un tercero o a la corporación, del mismo modo es aplicable cuando se reciba algún beneficio económico a cambio de ejecutar o no ejecutar determinada acción que la compañía debiere realizar u omitir. Justamente el Código de Conducta Empresarial de Farmatodo establece en su numeral 6.7., los lineamientos referentes al soborno (ampliándolo aún más, ya que lo aplica también a la relación con privados) estableciendo cuatro reglas de conducta claras a las que están obligados los colaboradores de Farmatodo, para efectos del presente documento también se deberán respetar por parte de contratistas, subcontratistas, proveedores y accionistas.
En un sentido amplio, la RAE entiende la corrupción como el “Deterioro de valores, usos o costumbres” definición que, si bien se ajusta al Código de Conducta Empresarial de Farmatodo, debe ser especificada para el presente PTEE, siempre que para el presente documento la corrupción debe entenderse como la comisión de alguna actividad que pueda encuadrarse en la definición dada por el Código Penal Colombiano para los delitos contra la administración pública o al patrimonio público, siempre y cuando se persiga o consiga un beneficio para la Corporación.
Por ello, cualquier conducta relacionada con cualquier tipo de peculado, concusión, prevaricato, cohecho, falta a las normas tributarias, celebración indebida de contratos, tráfico de influencias, enriquecimiento ilícito, abuso de autoridad, utilización o influencia indebida de información derivada de la función pública, faltas contra servidor público o usurpación o abuso de funciones pública. Así pues, se entenderá para el presente Programa como un acto de Corrupción, cualquiera de las actuaciones listadas previamente, por tratarse de delitos contra la administración pública establecidos como tal en el Título XV del Código Penal Colombiano.
Por su parte, cualquier actividad u omisión por parte de Farmatodo o sus contrapartes, que persiguiendo un beneficio para la Corporación disminuya, perjudique, menoscabe, lesione, o cause la pérdida o detrimento de bienes o recursos públicos, los que se entenderán como actos de Corrupción que afectan recursos públicos.
Para el desarrollo del presente documento, conforme lo indicado en la Circular 100-000011 del 09 de agosto de 2021 se han establecido las siguientes etapas que servirán de guía de planificación para el PTEE:
En esta etapa se busca identificar de manera oportuna las situaciones que se puedan constituir una señal de alerta referente a riesgos de C/ST. Una vez identificado el riesgo, bien sea por el Comité de Conducta Empresarial , por el Oficial de Cumplimiento, su equipo de trabajo, una contraparte o cualquier colaborador de la Corporación, el mismo debe ser valorados por el Oficial de Cumplimiento y en caso de ser necesario por parte de las áreas involucradas, mediante la aplicación de la matriz de riesgos (herramienta que se explicará más adelante) estableciendo los diferentes escenarios que puedan presentarse, todo ello teniendo en cuenta la actividad económica y objeto social de la Corporación, para lo cual se debe tener en cuenta la actividad del día a día que ejecuta la compañía.
Una vez identificado cada uno de los riesgos, y al incluirlos en la respectiva matriz, se procede a identificar la probabilidad de materialización de cada uno de los riesgos, así como la gravedad que pueda causar en la Corporación determinado así su impacto.
Farmatodo ha establecido que, para cada evento de riesgo, se le otorga una calificación en la escala de impacto, la cual se divide en tres estadios, alto, medio o bajo; siempre priorizando las medidas de mitigación para aquellos que cuya magnitud de impacto sea mayor. En esta etapa se desglosa con el máximo detalle posible cada uno de los eventos que puedan presentarse, estableciendo, en la etapa siguiente los controles, o acciones de mitigación de materialización de los eventos que se consideren pertinentes.
Respecto de los controles se debe indicar que los mismos son aplicables y establecidos específicamente para cada uno de los riesgos previamente identificados. Podrán establecerse de dos tipos principalmente, controles de prevención, que pretenden minimizar la presencia de un evento de riesgo mediante actividades como capacitación a colaboradores, comunicación y declaración de conocimiento para contratistas, subcontratistas y proveedores. Por otro lado, tenemos los controles de mitigación, los que se encaminan a evitar que el riesgo pueda materializarse, principalmente se enfocan en detectar señales de alerta relacionadas con la C/ST. Una de estas herramientas será la debida diligencia en materia del riesgo C/ST la cual se explicará en apartes siguientes.
Herramientas como el Código de Conducta Empresarial de Farmatodo, cuenta con elementos preventivos que, a partir de la regulación del comportamiento de los colaboradores, reduce la exposición a este tipo de riesgos.
En todo caso, en la matriz de riesgos del PTEE se establecerán cada una de las acciones a desarrollar, así como su respectivo responsable.
Para realizar las actividades de monitoreo del PTEE la Corporación decidió implementar varias acciones. La supervisión constante del Oficial de Cumplimiento, quien con ayuda de las áreas financieras podrá revisar las transacciones que puedan presentar un riesgo de C/ST.
Del mismo modo se implementó la auditoria anual al PTEE, con el ánimo de verificar la eficacia de las medidas de control, el análisis para la identificación de nuevos riesgos, entre otros puntos. Del mismo modo, estas auditorías son la base para la presentación de los Reportes a realizar ante la Gerencia, la Junta Directiva y demás partes involucradas.
Como uno de los elementos esenciales para un efectivo control del riesgo de C/ST, la compañía implementa la debida diligencia aplicada de manera específica estos riesgos.
Para ello, y basados en un enfoque de riesgos, se ha determinado que las siguientes medidas se aplicaran en el marco de la debida diligencia:
Las señales de alerta son una serie de herramientas que pueden dar aviso de una posible presencia del riesgo de C/ST, en todo caso no son un factor determinante, y deberán ser analizadas para cada caso en concreto, según el contexto bajo el cual se presentan.
Con lo anterior en mente, se enuncian algunas de las señales de alerta que se deben tener presentes, dejando claro, que no es una lista taxativa, sino meramente enunciativa.
A continuación, se definen las facultades y funciones de cada uno de los intervinientes del PTEE de Farmatodo. Sin perjuicio de lo anterior, se entiende que el éxito de las premisas indicadas en el presente documento, dependerá de la correcta interacción y colaboración de los diferentes actores que a continuación se enuncian:
Desde Farmatodo Colombia, socios, Junta Directiva, Altos Directivos y en si todos los colaboradores, existe el compromiso de dar cumplimiento a las normas actuales y futuras referentes a la prevención y control de los riesgos de C/ST, todo ello en miras de aportar a la construcción de un país próspero y salvaguardar la reputación, no solo de Farmatodo sino de la sociedad en general.
Es por ello que en línea con el Código de Conducta Empresarial de Farmatodo, la Corporación insta a todos sus colaboradores y contrapartes a siempre actuar con ética y transparencia. Dentro de los deberes establecidos en el mencionado documento, se encuentran los compromisos como “ciudadanos corporativos” uno de ellos es justamente el cumplimiento de la legislación aplicable, así como la política de no tolerancia ante inobservancias respecto de la normativa aplicable, bien sea por parte de un colaborador o de una contraparte.
Para dar cumplimiento a lo anterior se adoptan las siguientes:
Concretamente Farmatodo establece las siguientes políticas en desarrollo del PTEE, las cuales persiguen mitigar los riesgos de C/ST. Por ende, se indican las siguientes reglas de conducta obligatorias para todos los colaboradores de la Corporación:
Dando cumplimiento a la normatividad aplicable, Farmatodo ha dispuesto canales de denuncia anónimos que podrán utilizar tantos los colaboradores, como las contrapartes, donde podrán presentar sus denuncias relacionadas con violaciones al presente PTEE, o sospecha de materializaciones del riego de C/ST.
En todo caso se garantiza la no represalia por parte de la Corporación ante colaboradores o contrapartes que presenten denuncias, siempre que las mismas se gestionaran bajo los principios de confidencialidad, imparcialidad y búsqueda del cumplimiento de las normas legales aplicables.
El oficial de cumplimiento garantizará la confidencialidad y anonimato de la persona que presenta la denuncia, en caso de conocerse su remitente. Posterior a las indagaciones del caso, el Oficial de Cumplimiento presentará los resultados ante el Comité de Conducta Empresarial, que dictará los pasos seguir según cada caso en concreto.
A continuación, se indicarán los Canales habilitados para las denuncias:
Tomando como premisa la obligatoriedad de cumplimiento del PTEE para todos los colaboradores de FARMATODO, incluyendo a los altos directivos, el oficial de cumplimiento, la inobservancia de las disipaciones acá contenidas, así como en sus anexos, serán calificadas como faltas graves, y por ende acarrearán las sanciones indicadas en el Reglamento Interno de Trabajo.
Una vez identificada una violación al presente PTEE, el caso serpa presentado ante el Comité de Conducta Empresarial quien indicará los pasos a seguir, y como mínimo y en caso de tener pruebas suficientes, se adelantará el respectivo proceso disciplinario y se realizarán las denuncias ante las autoridades competentes, en línea con las normas aplicables.
Estará a cargo del área de comunicaciones internas la divulgación de los contenidos del presente PTEE y sus anexos. Destacando puntos esenciales como la obligatoriedad de su cumplimiento, las consecuencias de la inobservancia, el ámbito de aplicación, las señales de alerta, los riesgos identificados, las señales de alerta y los canales de denuncia habilitados.
En todo caso se debe garantizar que la campaña comunicacional será de fácil acceso a todos los colaboradores usando un lenguaje de fácil comprensión.
Del mismo modo se garantizará que esta campaña de divulgación esté disponible para todas las contrapartes, y en caso de aplicar, deberá ser traducida a los idiomas oficiales de los países donde la compañía realice negocios o transacciones internacionales.
El PTEE y sus anexos estará disponible para la consulta por parte de colaboradores y contrapartes en la intranet de Farmatodo, así como en el portal de proveedores.
El Oficial de Cumplimiento deberá llevar a cabo las capacitaciones anuales a todos los colaboradores y entregar el material que considere pertinente al área de recursos humanos para ser usado en la inducción del ingreso de nuevos colaboradores.
Las capacitaciones abordarán como mínimo obligatoriedad de su cumplimiento, las consecuencias de la inobservancia, el ámbito de aplicación, las señales de alerta, los riesgos identificados, las señales de alerta y los canales de denuncia habilitados. Y podrán ser dictadas por el mismo Oficial de Cumplimiento, o por una persona designada bajo su supervisión, o usando plataformas de aprendizaje virtual. En todo caso se deberá dejar constancia de la asistencia y de los temas tratados.
La presente política será aplicable y oponible a terceros, desde la fecha de aprobación por parte de la Junta directiva, la cual constará en la respectiva Acta.
En caso de presentarse alguna modificación sugerida por el Oficial de Cumplimiento o la Junta Directiva, derivada de la identificación de un nuevo riesgo, la modificación de los actuales, o alguna modificación normativa aplicable, la misma se indicará en el cuadro de control de cambios.
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